この記事を読んで分かること

・面接関連メールの基本的なマナー

この記事は8分で読み終わります

「面接関連メールの基本的なマナーを知りたい」
「面接後のお礼メールで注意すべきことは何だろう…」

このように面接関連メールのマナーについて疑問を持っていませんか？
メール1つで企業に悪印象を与える可能性もあるので、基本的なマナーがわからないと不安に感じてしまいますよね。

この記事では、大手タクシー会社「日本交通」に勤めた私から、面接関連メールのマナーや注意点・送信前のチェックポイントを解説します。
最後まで読めばメールで評価を下げることを必ず防げますので、ぜひ参考にしてください。

面接関連メールを送る時のマナー

面接関連メールを送る時のマナーは、以下の3つです。

・結論から伝える
・早く返信する
・メールの最後に署名する

結論から伝える

要件は必ず結論から伝えるようにしましょう。
前置きが長すぎたり曖昧な表現をしたりすると、メールの目的が伝わりません。

それだけでなく、「円滑にコミュニケーションが取れない人」と思われる可能性もあります。
回りくどい表現は避け、結論から伝えるように意識してください。

早く返信する

早く返信することもメールの基本マナーです。
目安として、24時間以内には返信するようにしましょう。

なかなか返信がないと「メールを見れていないのかな？」などと不安に感じるものです。
すぐに回答できない場合でも、メールを確認したこと・〇日以内に回答することを返信すると相手も安心します。

なお、メールの送信時間は応募先の就業時間内が無難です。
生活リズムに疑問を持たれる可能性があるので、予約機能などを活用して早朝や深夜の連絡は避けましょう。

メールの最後に署名する

メールの最後に署名を入れると、丁寧な印象を与えられます。
本文の終わりをわかりやすくするためにも、「-」や「=」を用いたシンプルな線を入れることがおすすめです。

署名には、以下の内容を記載します。
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス

基本マナーとして、署名を入れることも覚えておきましょう。

面接関連のメールの減点ポイント

面接関連のメールの減点ポイントは、以下の4つです。

・敬語がでできていない
・改行がない
・無駄な装飾がある
・個人のアドレスを使っていない

敬語がでできていない

正しい敬語が使えていないと、減点につながります。
いくら内容が優れていても、社会人としての基本スキルがないと思われかねません。

1度送信したメールは記録にも残ってしまうので、正しい言葉遣いを心がけましょう。

間違う敬語の例

よく間違う敬語の例をご紹介します。

×了解しました
〇承知いたしました
×行きます
〇伺います
×見ました
〇拝見しました
×よろしかったでしょうか
〇よろしいでしょうか
×御社（話し言葉）
〇貴社（書き言葉）

改行がない

改行がない読みにくい文章も、減点対象になります。
意味のまとまりごとに改行を行い、「読みやすい文章」を意識しましょう。

ちなみに、PCとスマホではメールの見え方が異なります。
企業の担当者が使用することの多いPCでは、改行のない横幅が長い文章は読みにくいです。

こまめな改行を意識し、「読みにくさ」で減点されないようにしましょう。

以下に「同じ内容の文章で、改行なし・改行あり」の2つのパターンを用意しました。
改行の重要性がわかると思いますので、一例として参考にしてみてください。

改行なしのパターン

お世話になっております。〇〇と申します。本日はご忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。〇〇様のお話を伺い、貴社で働きたい思いがより一層強くなりました。まずは面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

改行ありのパターン

お世話になっております。〇〇と申します。

本日はご忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺い、貴社で働きたい思いがより一層強くなりました。

まずは面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

無駄な装飾がある

かぎかっこや太字、色文字などの装飾も、読みにくい印象を与える可能性があります。
装飾に関する明確なルールはありませんが、シンプルな文章がもっとも無難です。

使用するメールソフトやブラウザの状態によっても、装飾の見え方は変わります。
不必要な装飾は避け、ビジネスメールに相応しいシンプルな文章にしましょう。

個人のアドレスを使っていない

会社のアドレスは、社内業務に関係する連絡をとるために使用するものです。
面接関連のメールで会社のアドレスを使うと「公私を正しく分けられない人」と思われかねません。

転職活動で使用するメールアドレスは、個人のアドレスを使うようにしましょう。
スマホで閲覧できるなど利便性も高いので、Gmailなどのフリーアドレスの利用がおすすめです。

メール直前のチェックポイント

ここまでは、面接関連メールのマナーや注意点について解説してきました。
最後に、メール直前のチェックポイントを3つご紹介します。

【メール直前のチェックポイント】
・宛先が間違っていないか
・読みやすい文章になっているか
・送信の日時は適切になっているか

宛先が間違っていないか

メールの送信前には、宛先に間違いがないか再度確認しましょう。
当然ですが、宛先が間違っていると正しい相手にメールが送信されません。

ミスに気付けないと、自ら採用の可能性をなくすことにもつながります。
丁寧に再確認して、宛先の間違いによる誤送信を防止してください。

読みやすい文章になっているか

送信直前には、読みやすい文章になっているかも再確認しましょう。
改めて文章を確認し、読みにくい箇所があれば修正してください。

具体的には、以下をチェックすることをおすすめします。

改行が不足していないか
長すぎる文章がないか
誤字脱字がないか
正しい敬語を使えているか
同じ語尾が連続しすぎていないか

少し修正を加えるだけでも、文章の読みやすさは改善されます。
落ち着いて本文を読み、読みやすい質の高い文章に仕上げましょう。

送信の日時は適切になっているか

宛先と本文の確認が終わったら、送信日時が適切かチェックしましょう。
前述のとおり、企業の就業時間内に送信するのが無難です。

就業時間外にメールを作成した場合は、送信予約の機能を使うのも1つの方法です。
ただし、PCの時刻設定がずれていると、間違った時間に送信されてしまうことがあります。

送信予約の機能を使う場合は、デバイス本体の時刻設定を確認した上で使用するようにしましょう。

まとめ：基本マナーを知って面接関連メールを正しく送信しよう

今回は面接関連メールのマナーや注意点、送信前のチェックポイントを解説しました。
基本マナーを知らないと、メール1つで企業に悪印象を与える可能性があります。

今回紹介した内容を実践すれば、メールだけでマイナス評価を受けることはありません。
ぜひ本記事を参考にしていただき、正しくメールを送信して転職活動を成功させましょう。

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